Sabtu, 03 Januari 2009

DUNIA SEKRETARIS


Profesi sekretaris kini menjadi semakin penting dalam dunia bisnis . Profesi ini menjadi semakin bergengsi , bergaji besar dan ikut menentukan keberhasilan operasi bisnis. Namun masih banyak orang yang berfikir kalau mereka sudah bisa mengetik cepat, menulis cepat (shorthand) secara sempurna, fasih berbahasa Inggris, ditambah penampilan menarik sudah bisa menjadi sekretaris.Selain memiliki keterampilan dasar yang sempurna (skill), para eksekutifpun menginginkan para sekretarisnya membawa sikap-sikap khusus (attitude), memiliki pengetahuan yang luas(knowledge), serta memiliki pemahaman yang tepat akan pekerjaannya dan memandang dengan benar betapa luasnya aspek pekerjaan sekretaris (understanding).


Keinginan eksekutif itu tidak membuat profesi ini menjadi profesi yang sulit dijangkau. Sebab sebenarnya hal-hal tersebut tidak membutuhkan bakat-bakat khusus, hanya membutuhkan keinginan yang kuat untuk maju, kemauan untuk bekerja keras dan kesedian untuk terus mengembangkan diri dan mencurahkan segenap tenaga dan fikiran untuk menekuni bidang ini.


pegangan ini merupakan langkah permulaan yang baik yang akan yang memberikan pemahaman yang tajam dan tepat akan profesi sekretaris , maka seorang sekretaris harus menguasai pedoman umum untuk menjadi seorang sekretaris. Secaragaris kita harus menguasai tiga pedomanberikut :1. Memahami dunia sekretaris ............Ø Profesi SekretarisØ Persyaratan menjadi SekretarisØ Penampilan SekretarisØ Sikap Positif2. Tugas Sekretaris..............Ø Tugas Keseharian SekretarisØ Berkomunikasi efektif dengan teleponØ Sopan santun dalam menerima tamuØ Mengatur Jadwal kerja pimpinanØ Menangani surat menyuratØ Menangani tugas pendiktean pengetikanØ Tugas PengarsipanØ Mempersiapkan Perjalanan dinas pimmpinanØ Mempersiapkan dan melayani pertemuan bisnis.3. Peran SekretarisØ Sekretaris sebagai pengawasØ Mengerti Pimpinan AndaØ Menjadi Seorang sekretaris EksekutifØ Sekretaris dalam era Informasi Global

SEKRETARIS MASA KINI

Competence (kompetensi)Tren saat ini adalah perusahaan memilih sekretaris lulusan Strata satu (S1)dengan berbagai alasan yang antara lain bahwa tugas-tugas sekretaris dan administrasi dapat diselesaikan oleh siapapun termasuk yang tidak memiliki latar belakang pendidikan sekretaris sekalipun. Alasan lain adalah lulusan D3 adalah tenaga fisik dan belum mampu terlibat berpikir secara analitis. Alasan ketiga adalah sekretaris jaman sekarang cenderung menjadi partner kerja pimpinan dan banyak terlibat dalam decision making process, bukan hanyasekedar pembantu pimpinan dalam menjalankan tugas-tugasnya. Makakecenderungan merekrut sekretaris atau staf Strata satu akan semakin menjaditren masa kini. Alasan selanjutnya adalah bahwa jika terjadi standarisasijenjang pendidikan untuk level tertentu, maka lulusan S1 dalam posisi lebih aman.
Dengan alsan-alasan tersebut maka jelas bahwa jumlah sekretaris S1dengan tanpa latar pendidikan sekretaris akan semakin menjaditren.b. System filing ala kadarnyaKarena semakin tren-nya sekretaris bukan dari akademi sekretaris makatugas-tugas kesekretarisan tidak sepenuhnya diselesaikan dengan benar sesuaidengan kaidah atau aturan sebagaimana diajarkan di sekolah sekretaris makapekerjaan yang dilakukan di bidang filing, korespondensi dan sebagainya akanbersifat asal-asalan. Ini pula didasarkan atas pengamatan diberbagaiperusahaan melalui program prakerin. Supervisor prakerin (praktek kerjaindustri Tarakanita) melihat bahwa system filing di perusahaan pada umumnyabelum dikelola dengan benar bahkan tidak di kelola dengan baik padahal dokumentertulis adalah bukti otentik suatu organisasi yang perlu di jaga dan disimpandengan baik supaya suatu ketika diperlukan bukti otentik tersebut dapatditemukan dengan cepat.