DUNIA SEKRETARIS

Profesi sekretaris kini menjadi semakin penting dalam dunia bisnis . Profesi ini menjadi semakin bergengsi , bergaji besar dan ikut menentukan keberhasilan operasi bisnis. Namun masih banyak orang yang berfikir kalau mereka sudah bisa mengetik cepat, menulis cepat (shorthand) secara sempurna, fasih berbahasa Inggris, ditambah penampilan menarik sudah bisa menjadi sekretaris.Selain memiliki keterampilan dasar yang sempurna (skill), para eksekutifpun menginginkan para sekretarisnya membawa sikap-sikap khusus (attitude), memiliki pengetahuan yang luas(knowledge), serta memiliki pemahaman yang tepat akan pekerjaannya dan memandang dengan benar betapa luasnya aspek pekerjaan sekretaris (understanding).

Keinginan eksekutif itu tidak membuat profesi ini menjadi profesi yang sulit dijangkau. Sebab sebenarnya hal-hal tersebut tidak membutuhkan bakat-bakat khusus, hanya membutuhkan keinginan yang kuat untuk maju, kemauan untuk bekerja keras dan kesedian untuk terus mengembangkan diri dan mencurahkan segenap tenaga dan fikiran untuk menekuni bidang ini.

pegangan ini merupakan langkah permulaan yang baik yang akan yang memberikan pemahaman yang tajam dan tepat akan profesi sekretaris , maka seorang sekretaris harus menguasai pedoman umum untuk menjadi seorang sekretaris. Secaragaris kita harus menguasai tiga pedomanberikut :1. Memahami dunia sekretaris ............Ø Profesi SekretarisØ Persyaratan menjadi SekretarisØ Penampilan SekretarisØ Sikap Positif2. Tugas Sekretaris..............Ø Tugas Keseharian SekretarisØ Berkomunikasi efektif dengan teleponØ Sopan santun dalam menerima tamuØ Mengatur Jadwal kerja pimpinanØ Menangani surat menyuratØ Menangani tugas pendiktean pengetikanØ Tugas PengarsipanØ Mempersiapkan Perjalanan dinas pimmpinanØ Mempersiapkan dan melayani pertemuan bisnis.3. Peran SekretarisØ Sekretaris sebagai pengawasØ Mengerti Pimpinan AndaØ Menjadi Seorang sekretaris EksekutifØ Sekretaris dalam era Informasi Global

SEKRETARIS MASA KINI

Competence (kompetensi)Tren saat ini adalah perusahaan memilih sekretaris lulusan Strata satu (S1)dengan berbagai alasan yang antara lain bahwa tugas-tugas sekretaris dan administrasi dapat diselesaikan oleh siapapun termasuk yang tidak memiliki latar belakang pendidikan sekretaris sekalipun. Alasan lain adalah lulusan D3 adalah tenaga fisik dan belum mampu terlibat berpikir secara analitis. Alasan ketiga adalah sekretaris jaman sekarang cenderung menjadi partner kerja pimpinan dan banyak terlibat dalam decision making process, bukan hanyasekedar pembantu pimpinan dalam menjalankan tugas-tugasnya. Makakecenderungan merekrut sekretaris atau staf Strata satu akan semakin menjaditren masa kini. Alasan selanjutnya adalah bahwa jika terjadi standarisasijenjang pendidikan untuk level tertentu, maka lulusan S1 dalam posisi lebih aman.
Dengan alsan-alasan tersebut maka jelas bahwa jumlah sekretaris S1dengan tanpa latar pendidikan sekretaris akan semakin menjaditren.b. System filing ala kadarnyaKarena semakin tren-nya sekretaris bukan dari akademi sekretaris makatugas-tugas kesekretarisan tidak sepenuhnya diselesaikan dengan benar sesuaidengan kaidah atau aturan sebagaimana diajarkan di sekolah sekretaris makapekerjaan yang dilakukan di bidang filing, korespondensi dan sebagainya akanbersifat asal-asalan. Ini pula didasarkan atas pengamatan diberbagaiperusahaan melalui program prakerin. Supervisor prakerin (praktek kerjaindustri Tarakanita) melihat bahwa system filing di perusahaan pada umumnyabelum dikelola dengan benar bahkan tidak di kelola dengan baik padahal dokumentertulis adalah bukti otentik suatu organisasi yang perlu di jaga dan disimpandengan baik supaya suatu ketika diperlukan bukti otentik tersebut dapatditemukan dengan cepat.

Cara Menjadi Sekretaris Profesional
1. Menampilkan Citra Perusahaan.Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.2. Baik dan Bertanggung JawabSekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.3. Pandai Menjaga RahasiaSebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, …

ETIKA SEKRETARIS

Terbiasa bekerja diperusahaan jasa yang konservatif (misal: Bank), membuat seseorang melihat segala sesuatu sesuai aturan main, dan pada tempatnya. Baik para pegawai rendahan, dari pramubakti, satpam, sampai kelas menengah seperti sekretaris, semua dilatih untuk melayani tamu dengan standar tertentu. Namun ada perusahaan tertentu, yang lebih memberi kebebasan bagi para karyawannya dalam bertingkah laku, dan ternyata perubahan memimpin dari usaha yang konservatif ke pekerjaan lain yang berbeda, menimbulkan perubahan budaya, yang perlu waktu untuk menyikapinya.
“Coba mbak, perhatikan ucapan sekretarisku,” kata seorang teman yang menjadi Top Management, yang memimpin badan standarisasi/sertifikasi, saat saya berkunjung ke kantornya. Saya sejak awal memang memperhatikan, bahwa walaupun pekerjaan temanku banyak berhubungan dengan para Top Management berbagai bidang usaha, tapi kantornya dibilangan gedung tinggi di wilayah jalan Thamrin, mencerminkan hal yang lebih santai dibanding dengan pekerjaan dia sebelumnya, sebagai salah seorang BoD dari perusahaan yang telah go public, dengan harga saham yang menanjak pesat. Saya mulai mengamati, cara berpakaian, cara berbicara para staf memang terkesan santai, bahkan terbiasa menggunakan kata “aku” untuk menunjuk dirinya. Kata temanku…”Aku risi mbak, tapi mau bagaimana lagi, habis bapak pimpinan yang lain kayaknya tak terlalu memperhatikan,” kata temanku lagi.
Saya mulai membuka kamus, benarkah kata aku dan saya memiliki konotasi berbeda. Ternyata memang kata “saya” menunjukkan bahasa yang lebih halus, yang lebih menghormat. “Saya” menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia) berarti orang pertama yang lebih takzim daripada aku. Sedangkan “aku” menurut KBBI, adalah pronomina pertama tunggal, biasanya dipakai di percakapan yang akrab, seperti antara kawan sepermainan atau sekampung, adik dan kakak, orangtua terhadap anaknya, juga dalam doa. Memang sekretaris temanku, saat menghadap temanku berkata seperti ini…”Bu, aku udah buat ringkasannya, tapi lupa kirim email ke ibu,” kata sekretaris. Memang terasa janggal, karena saya, yang dulunya belum setingkat Direktur, dan punya sekretaris, saat itu sekretaris saya tetap menggunakan bahasa formal saat bekerja di kantor. Dan tata bahasa seperti sekretaris temanku tadi, jika dilakukan saat melayani tamu, bisa menjadikan tamu tadi tersinggung.
Pertanyaannya, bagaimana cara menjelaskannya. Sebenarnya mudah, jika pada saat awal rekruitmen, para sekretaris ini dididik lebih dulu tentang budaya kerja perusahaan, termasuk etika dalam menghadapi tamu, atasan, dan berbagai ketrampilan lain, walaupun mereka adalah lulusan akademi sekretaris yang cukup terkenal. Kebiasaan kita bergaul dengan teman-teman sering terbawa masuk dalam pekerjaan sehari-hari, padahal seharusnya kita bertindak sesuai peran tersebut. Sebagai sekretaris, maka dia akan bertindak dan berbicara layaknya sekretaris yang handal, namun berbeda jika sekretaris tadi berbicara dengan teman-temannya, yang boleh saja menggunakan kata aku, lu atau gue. Ya, kita seharusnya mulai bertindak dan berperilaku sesuai peran yang kita bawakan, yang akan berbeda dengan peran kita sebagai pimpinan di kantor, sebagai bawahan, serta sebagai seorang ayah atau ibu terhadap anak-anaknya.

PENAMPILAN SEKRETARIS

Image merupakan lukisan diri yang kita tampilkan kepada orang lain. Orang sering kali tidak menyadari pentingnya kesan atau image ini. Keahlihan atau keterampilan yang baik dan kualitas kerja yang tinggi memang sangat dibutuhkan , akan tetapi kesan yang buruk bisa menutupi keahlihan anda yang paling sempurna sekalipun. Image yang buruk dapat juga mempengaruhi penerimaan rekan kerja akan ide- ide dan permintaan- permintaan kita bahkan akhirnya, karier kita.Profesi sekretaris merupakan salah satu profesi yang mengutamakan penampilan.Memang kecantikan bukanlah syarat mutlak, akan tetapi sekretaris harus tahu bagaimana cara harus menampilkan diri.misalnya bagaimana sara anda duduk , berdiri, berjalan, berbicara berpakain dan merias diri. Bagaimana anda memperhatikan kebersihan sampai kedisiplinan diri menjadi dasar penilaian bagaimana kepribadian anda.Respon positif atau negatif dari orang tergantung dari image yang disampaikan, misalnya melalui cara berpakaian, sikap dan perbuatan, sopan santun, dan lain- lain. Anda diharapkan memiliki sifat positif dan percaya diri, riang gembira, suka menolong yang dikombinasikan dengan penampilan bisnis yang rapi, bersih, dan konservatif. Sekretaris yang suksek sangat memperhatikan penampilan.